Ada sistem, kok tambah runyam?

Entahlah, saya malah tambah bingung dengan judul ini, ada sistem, ada aturan, eh, kok malah tambah runyam, tambah sulit, mbulet kaya’ benang mbulet.
Hal ini terkait dengan sistem informasi yang saya buat untuk pendaftaran ulang, pengisian kartu rencana studi dan perwalian akhir-akhir ini. Secara teknis, saya telah mendapat banyak masukan dari temen-temen pengguna yang mau berterus terang sama saya, padahal setiap perwalian dengan saya, saya selalu bertanya pada mereka “Ada masalah?” dan ternyata jawabannya selalu sama “Nda Pak”. Nah, baru terakhir ini ada Mas Yadi Supriyadi menyatakan kalo’ sistem ini masih nggak efektif, terutama di mesin cetaknya yang nggak ada, sehingga pengguna kesulitan mencetak, mau nggak mau harus cetak diluar, apalagi jika kertas krs rusak, pengguna akhirnya minta lagi, begitu seterusnya. Kasus pembandingnya kalo’ dulu walaupun si mahasiswa datang ke kampus dan ngisi krs, langsung cetak ditempat, kertas telah tersedia secukupnya. Cetak beres dan perwalian.

Ya, sepertinya sistem ini harus disosialisasi lagi agar tidak terjadi mis-pengertian, tujuan awal sistem ini saya ajukan dulu pada rapat pimpinan adalah paperless, tidak membutuhkan kertas lagi untuk mengisi krs, intinya, jika menggunakan sistem untuk mengisi krs telah masuk kedalam database dan telah tersimpan, tak perlu lagi mencetaknya kecuali untuk catatan sendiri, atau ada keperluan dengan dosen penasehat akademik untuk bimbingan dan batal tambah.

Saya menyadari, sistem ini belum begitu efektif dan effisien, namun setidaknya dapat mengurangi beban pekerjaan petugas entri, mempermudah pengguna mengakses informasi dimanapun berada, memperlebar batas waktu pengisian krs, serta mempersigkat proses penyusunan pelaporan administrasi.
Dari beberapa masalah yang dapat dicermati untuk periode yang akan datang diantaranya:

• Penambahan perangkat cetak/printer dot matrix serta kertas krs continuous untuk cetak ditempat.


• Adanya petugas pengawas di lokasi perwalian untuk mengontrol penggunaan fasilitas ruangan dan internet sesuai dengan kapasitasnya.


• Penyusunan jadual perwalian yang terstruktur sesuai waktu yang ditentukan. Agak susah ngaturnya, karena nggak punya kapasitas dan bergaining.


• Pemasukan nilai tepat waktu, ini berkait dengan syarat pengambilan jumlah sks bagi mahasiswa yang bersangkutan. Saya sendiri nggak ngerti apa sih kesulitannya nyetor nilai tepat waktu sama telat berminggu-minggu, kalo’ itu soal kewajiban, tanggung jawab dan kelayakan untuk tetap eksis. Dari desas desus sih, akibat kurangnya perhatian manajemen, ah, itu sih basi. Jangan heran kalo’ ada seruan “Take it or leave it!”

Selebihnya, beberapa masalah umum yang biasa terjadi dan bukan karena kesalahan sistem. Well, mudah-mudahan lebih baik.