Mengelola Email Komunikasi Bisnis

Suatu hari sembari membaca koran ketika menunggu pesanan ayam goreng, ikan bawal dan ikan nila goreng di warung langganan, tiba-tiba perhatian saya tertuju pada iklan bisnis tentang Email Communication Management. Saya jadi teringat beberapa hal tentang email, pesan singkat hingga status Facebook dari beberapa kolega, yang saklek dengan aturan penulisan. Sebagai misal kesalahan ketik, seperti kurang satu atau lebih huruf pada sebuah kata, penggunaan huruf kecil dan besar, susunan kata dan kalimat, paragraf, tanda petik, koma hingga titik. Ia akan sangat terganggu profesionalismenya apabila tulisannya dibiarkan salah ketik. Dan konon, orang yang memiliki kemampuan menyampaikan pesan melaui tulisan, belum tentu memiliki kemampuan verbal yang tinggi juga. Meskipun ada, tapi para versaitilis, yaitu orang yang memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tulis, sedikit jumlahnya.

Baiklah, kembali pada iklan bisnis Email Communication di atas, saya tertarik pada trik dan rahasia, begitu yang disebut di iklan, dari sisi pengelolaannya. Tentu saja, saya tidak mengutip mentah-mentah trik dan rahasia yang disebutkan di iklan, yang menyebutkan penggunaan perangkat lunak berbasis proprietary dan berharga mahal, apalagi ternyata untuk mendapatkan trik dan rahasia tersebut tidaklah murah. Saat ini pun, bila mau mencarinya telah tersedia banyak resource maupun perangkat lunak bebas yang bisa digunakan secara mudah dan gratis untuk keperluan bisnis, baik untuk bisnis skala kecil menengah, hingga menengah ke atas. Nah, tak usah banyak cincong, beberapa point penting dalam trik dan tips pengelolaan Email Communication tersebut antara lain:

• Maksimalkan fungsi dan setting email client untuk mendukung komunikasi bisnis, sebaiknya dipertimbangkan pula perlu tidaknya menggunakan email client, atau cukup memilih email berbasis web yang lebih fleksibel.


• Sinkronkan email pribadi dengan email pekerjaan/kantor, baik menggunakan laptop maupun handled device.


• Memelajari cara menulis dan berbahasa dalam beremail sesuai dengan etika bisnis.


• Memelajari cara membuat database email mitra kerja, relasi bisnis, hingga orang terdekat.


• Memelajari cara membuat email merge, yaitu mengambil beberapa data dari database email untuk pengiriman dalam jumlah banyak dalam satu kali klik.


• Memelajari cara membuat dan mengelola grup internal maupun eksternal untuk mendukung komunikasi searah maupun diskusi dua arah dalam proses bisnis.

Point-point di atas tidak dibahas secara detail di sini, tapi jangan kawatir, Internet menyimpan informasi yang tak kalah luasnya, so sorry banget, tips ini bukan untuk email marketing buat nyepam. :-)

Semoga bermanfaat..